Hoje eu vou à reunião!

Em min

has conversas com síndicos, administradores, advogados e até amigos já escutei vários tipos de desculpas para a não participação em assembleias de condomínio. Tem gente que fala em compromisso inadiável, outros inventam que naquele dia e horário é impossível estar presente no condomínio, tem aqueles mais sinceros que dizem, claramente, os motivos pelos quais não participam das reuniões... vou até sugerir aos nosso leitores que listem aí, nos comentários, as desculpas que já deram ou já escutaram sobre esse assunto.

A verdade é que a maior parte das reuniões de condomínio são pouco atrativas, mal conduzidas e acabam por não atrair a presença dos condôminos. O que é um problema, pois todas as questões que envolvem a vida em condomínio devem ser discutidas e deliberadas nas assembleias, e não nos corredores ou em reuniões informais com a participação de pequenos grupo de proprietários.

Sério! Ainda temos muitos casos de condomínios que deliberam suas questões de maneira informal.

E, se o nosso objetivo é proporcionar uma boa convivência entre proprietários, temos que descobrir fórmulas para atrair um maior número de condôminos para participarem das assembleias do condomínio, não é mesmo?

O que eu vou tentar fazer aqui é dar algumas sugestões, dentro do que eu já li, ouvi e vivenciei, como um caminho inicial para ser aplicado aí no seu condomínio e ver se vai dar certo. Afinal, em condomínio é muito difícil falar em uma fórmula exata, que se encaixa para todos os casos.

Começando

Então, a primeira coisa que deve ser feita para atrair a presença das pessoas na reunião é mostrar para elas a importância desse ato e o que as questões que serão discutidas ali representam para todos.

Como você vai fazer isso? Passando um comunicado a todos!

Pode ser por e-mail, WhatsApp, através do site do condomínio ou até mesmo um comunicado no quadro de avisos. Fale sobre a importância da assembleia e do principal tema que será discutido.

Como ainda não é o edital de convocação, você pode pedir que os proprietários apresentem temas para serem abordados durante a reunião, informando que aquele mais sugerido, vai ser colocado em pauta. Lembre-se de dar um prazo para as respostas. Um prazo curto!

Assim, você estará demonstrando que a opinião dos demais tem importância na sua administração.

Tempo!

Um dos maiores motivos para ausência de condôminos nas assembleias é que elas não tem um horário para terminar. As discussões se arrastam por horas e o que se vê são pessoas deixando o local da reunião antes do seu término.

Então, no edital de convocação estabeleça os prazos para início e término da reunião. Para que isso seja possível, a pauta não pode ser muito extensa. Coloque três a quatro temas, no máximo. E não se esqueça que um deles é o que foi sugerido pela maioria. Reuniões com muitos temas são pouco produtivas e longas por demais.

Componentes da mesa

Para que assembleia transcorra dentro do prazo, as figuras do presidente e secretário são de suma importância. Escolha para presidente da assembleia umas pessoa que tenha habilidade para conduzir a reunião. Que exponha os assuntos com clareza que dê tempo para as pessoas se manifestarem dentro de cada tema sem se estenderem por muito tempo... enfim, uma pessoa que consiga conduzir a reunião sem deixar que ela saia do seu objetivo. Assim, os prazos serão cumpridos e as conversas paralelas terão poucas chances de frutificarem.

Outra pessoa importante é o secretário, aquela pessoas que vai registrar os acontecimentos narrados na assembleia. Tem que ser uma pessoas que seja ágil nas escrita ou na digitação, para que registre tudo o que foi falado, de forma sintética, para que ao final da reunião todos possam aprovar a ata.

Crie atrativos

Finalizando, uma boa opção para atrair participantes para a assembleia é criar atrativos para a presença dos condôminos. Aí a criatividade vai de cada um. Pode ser um chá, um coquetel ou até mesmo um bingo com sorteio de brindes. Em prédios comerciais, onde a presença de condôminos é sempre menor que nos residenciais, a ideia de um lanche antes da reunião pode ser uma boa opção. Nada que represente um alto custo para o condomínio.

Então! Será que são sugestões interessantes para serem aplicadas no seu condomínio? Ou você teria outras mais interessantes? Se tem, conte aí para a gente, vamos dar o maior leque possível de ideias para quem está com esse problema no condomínio.

Afinal, morar bem pode ser mais fácil que parece!